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应用必备 Word安全保护技巧大搜罗
文章来源:本站原创 点击数: 更新时间:2006-2-25

  Office是比较通用的办公软件,关于它的技巧也是层出不穷,但是很多技巧缺乏系统地归类,在此小编急大家之所急,想大家之所想,整理出了一套完整的Office实用技巧,小巧实用。这次奉献给大家的是Word安全保护技巧,其他的会陆续发给大家:)

  有“自动恢复”不怕突然死机

  如果Windows突然死机,而且工作又没有及时保存。其实不必害怕,只要使用的是Word XP,那下次重新启动Word时就会弹出一个“文件恢复”任务窗格,单击某恢复文件后,就可以继续编辑了。

 

  使用自动保存功能

  选择“工具”→“选项”,单击“保存”标签,并选中“自动保存时间间隔”复选框,在“分钟”框中,输入时间间隔,以确定Word 2000/XP 保存文件的时间。时间越短,Word 2000/XP 保存文件越频繁,在Word 2000/XP 中打开文件后出现断电或类似问题时,能恢复的信息当然也就越多,一般设置为1分钟。

  经过上面的设置后,所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文件在下次启动Word时都会显示出来,可以对它们进行保存。不过在替换原有文件之前,请验证恢复文件包含有你需要的信息,不要覆盖了原先的文件。
  从文本中恢复

  选择“工具”→“选项”→“常规”,选中“打开时确认转换”复选框,再按下工具栏上的“打开”按钮,在“文件类型”选项中,单击“从任意文件中恢复文本”。如果没有则需要你安装“恢复文本转换器”。选择要恢复的文件,单击“打开”按钮,即可打开该文件。

  去文件头恢复文件

  如果有时使用“从任意文件中恢复文件”法无法挽救,这时可通过去掉其文件头的方法进行挽救:先建立一个空白Word文件,不输入任何内容,再将其复制一遍,在复制的文件中随便输入一些内容存盘,然后用16进制编辑器(这里是WinHex)比较两个文件,你会发现大致从Offset值为A00处开始,内容便出现明显不同。于是,将故障文件备份一次,用WinHex打开其备份文件,将Offset值为A00以前的一些内容删掉,开始可以少删一点,不行再多删一点。然后将删除后的文件保存。

  接着就是用Word打开“去头”的文件。在“打开”对话框的“文件类型”框中选择“从任意文件中恢复文本”项,然后双击“去头”文件,极有可能能够恢复原文件中的文本内容。

  用专用工具恢复

  从http://www.officerecovery.com下载WordRecovery工具,完成安装后,只要打开Word,选择“文件”→Recovery命令,再选中欲修复的Word文件,然后按下Recover按钮,WordRecovery插件即会为自动修复选中的文件,接着会只要按照向导保存一下修复后的Word文件即可。


  挽救Excel文件

  如果Excel文件损坏,可借助Word作为“中介”来恢复:先进入Word,打开要修复的Excel文件(注意先将“文件类型”选为“所有文件”),打开后,先将文件中损坏的数据删除并且进行修复,再选择“表格”→“转换”→“表格转文本”,然后可以用逗号或其他的分隔符作为间隔符,再把转换后的文件另存为TXT文件。接着启动Excel,并插入该TXT文件,再另存为Excel文件即可。

  设置密码来保护文件

  选择“工具”→“选项”,单击“安全性”标签,在“打开权限密码”文本框中输入打开权限密码,并在“修改权限密码”中输入修改文件权限密码,按下“确定”按钮。再保存Word文件,以后把这个Word文件交给别人时只告诉用户打开权限密码。这样用户打开此文件时,会向用户询问密码,输入“打开权限密码”后,此时Word会向他(她)询问修改权限密码。

  不显示最近文件

  选择“工具”→“选项”,单击“常规”标签,取消“列出最近使用文件”前的对钩,便可不让Word显示最近用过的文件。

  另外,Windows“开始”菜单中的“文件”子菜单中也会列出在最近操作中使用过的文件,应注意及时清除“开始”菜单的“文件”中的内容。

  妥善处理文件中的用户信息

  如果在安装Office时如实填写了用户信息,这些信息会被Office自动加入到他所生成的每个文件中,而这些信息极有可能会泄漏的某些隐私。这时,可以选择“文件”→“属性”,在弹出的的窗口中选择“摘要”选项卡,并将其中各项中的内容删掉,再保存文件即可。

  保护窗体

  如果想保护Word窗体,那可以选择“工具”→“保护文件”,在弹出的对话框中选中“窗体”选项并设置密码,这样就将所创建的窗体保护了起来。如果用户不知道密码,只能够在设置的窗体中的特定区域进行操作,而无法对窗体进行修改或删除。只有知道密码的用户才可用窗体工具条中的“保护窗体”按钮在解除保护和保护状态之间进行切换。

  防止宏病毒

  选择“工具”→“宏”→“安全性”,在弹出的对话框中设置宏的安全级别(建议设置为高或中),使Word禁止非可靠来源文件中的宏的运行,或在运行前给出警告提示,让用户选择是否运行这个文件。但Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀除它。所以要真正杜绝宏病毒,用户还需使用优秀的防毒杀毒软件。

  “非法操作”的应对办法

  在编辑文件时最担心出现“非法操作”的对话框,其实,不必担心,因为如果在Windows 98下,用户完全可以不去理会“非法操作”的对话框,直接单击Word中的保存按钮,待文件保存完毕后,单击“关闭”按钮,这样文件就得以保存了。

  如果是在Windows 2000/XP下,那重新启动Word后,会出现一个“文件恢复”窗格,单击相应文件即可打开上次“非法操作”后的文件,另存一下即可。

  恢复无响应Office XP文件

  如果Office XP程序没有响应,可以选择“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”→“Microsoft Office 应用程序恢复”,再单击选中没有响应的程序。单击“重新启动应用程序”或“结束应用程序”按钮来执行相应的操作即可。

  杀死宏病毒

  如果怀疑机器感染了宏病毒,则可以按下Alt+F8键,在弹出的对话框中有已经记录的宏的话,那就极有可能是宏病毒,可以删除所有的宏试一试。

  利用SnagIt巧解保护

  如果的文件加上了保护密码,可有一天又想对这个文件重新进行排版修改,这时突然发现已把密码给忘了,可那可以使用SnagIt来拯救它:先打开要修改的文件,启动SnagIt,选中“文本捕获”,然后单击“捕获”,再把鼠标移到Word窗口上,单击鼠标,即可把要修改的文件中的文本捕获下来,然后把它们保存为文本文件,可再利用Word对它们进行编辑即可。

  挽救Excel文件

  如果Excel文件损坏,可借助Word作为“中介”来恢复:先进入Word,打开要修复的Excel文件(注意先将“文件类型”选为“所有文件”),打开后,先将文件中损坏的数据删除并且进行修复,再选择“表格”→“转换”→“表格转文本”,然后可以用逗号或其他的分隔符作为间隔符,再把转换后的文件另存为TXT文件。接着启动Excel,并插入该TXT文件,再另存为Excel文件即可。

  设置密码来保护文件

  选择“工具”→“选项”,单击“安全性”标签,在“打开权限密码”文本框中输入打开权限密码,并在“修改权限密码”中输入修改文件权限密码,按下“确定”按钮。再保存Word文件,以后把这个Word文件交给别人时只告诉用户打开权限密码。这样用户打开此文件时,会向用户询问密码,输入“打开权限密码”后,此时Word会向他(她)询问修改权限密码。

  不显示最近文件

  选择“工具”→“选项”,单击“常规”标签,取消“列出最近使用文件”前的对钩,便可不让Word显示最近用过的文件。

  另外,Windows“开始”菜单中的“文件”子菜单中也会列出在最近操作中使用过的文件,应注意及时清除“开始”菜单的“文件”中的内容。

  妥善处理文件中的用户信息

  如果在安装Office时如实填写了用户信息,这些信息会被Office自动加入到他所生成的每个文件中,而这些信息极有可能会泄漏的某些隐私。这时,可以选择“文件”→“属性”,在弹出的的窗口中选择“摘要”选项卡,并将其中各项中的内容删掉,再保存文件即可。

  保护窗体

  如果想保护Word窗体,那可以选择“工具”→“保护文件”,在弹出的对话框中选中“窗体”选项并设置密码,这样就将所创建的窗体保护了起来。如果用户不知道密码,只能够在设置的窗体中的特定区域进行操作,而无法对窗体进行修改或删除。只有知道密码的用户才可用窗体工具条中的“保护窗体”按钮在解除保护和保护状态之间进行切换。

  防止宏病毒

  选择“工具”→“宏”→“安全性”,在弹出的对话框中设置宏的安全级别(建议设置为高或中),使Word禁止非可靠来源文件中的宏的运行,或在运行前给出警告提示,让用户选择是否运行这个文件。但Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀除它。所以要真正杜绝宏病毒,用户还需使用优秀的防毒杀毒软件。

  “非法操作”的应对办法

  在编辑文件时最担心出现“非法操作”的对话框,其实,不必担心,因为如果在Windows 98下,用户完全可以不去理会“非法操作”的对话框,直接单击Word中的保存按钮,待文件保存完毕后,单击“关闭”按钮,这样文件就得以保存了。

  如果是在Windows 2000/XP下,那重新启动Word后,会出现一个“文件恢复”窗格,单击相应文件即可打开上次“非法操作”后的文件,另存一下即可。

  恢复无响应Office XP文件

  如果Office XP程序没有响应,可以选择“开始”→“程序”→“Microsoft Office 工具”→“Microsoft Office 应用程序恢复”,再单击选中没有响应的程序。单击“重新启动应用程序”或“结束应用程序”按钮来执行相应的操作即可。

  杀死宏病毒

  如果怀疑机器感染了宏病毒,则可以按下Alt+F8键,在弹出的对话框中有已经记录的宏的话,那就极有可能是宏病毒,可以删除所有的宏试一试。

  利用SnagIt巧解保护

  如果的文件加上了保护密码,可有一天又想对这个文件重新进行排版修改,这时突然发现已把密码给忘了,可那可以使用SnagIt来拯救它:先打开要修改的文件,启动SnagIt,选中“文本捕获”,然后单击“捕获”,再把鼠标移到Word窗口上,单击鼠标,即可把要修改的文件中的文本捕获下来,然后把它们保存为文本文件,可再利用Word对它们进行编辑即可。


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